CFS mỹ phẩm Hàn Quốc: xin ở đâu, có cần hợp pháp hóa lãnh sự?
CFS (Certificate of Free Sale — giấy chứng nhận lưu hành tự do) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận sản phẩm được phép bán tự do ngay tại nước đó. Với mỹ phẩm Hàn Quốc, CFS là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố sản phẩm nộp cho Cục Quản lý Dược, vì Hàn Quốc không phải thành viên CPTPP nên không thuộc diện được miễn. Phía Hàn Quốc, giấy này thường do Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm (MFDS) hoặc cơ quan khu vực trực thuộc cấp dưới dạng giấy chứng nhận sản xuất — bán hàng. Về hợp pháp hóa lãnh sự: từ trước tới nay là bắt buộc, nhưng Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026 đang làm thay đổi câu trả lời — bài này giải thích thay đổi đó và những gì cần chuẩn bị.
Bài viết dành cho: doanh nghiệp Việt Nam chuẩn bị công bố mỹ phẩm Hàn Quốc lần đầu và đang phải yêu cầu nhà cung cấp gửi CFS, hoặc đã bị Cục Quản lý Dược trả hồ sơ vì lỗi ở tài liệu này.
Phân biệt nhanh: CFS chứng nhận sản phẩm được bán tự do tại nước xuất khẩu; Giấy ủy quyền (LOA — letter of authorization) chứng nhận bạn được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu cho phép đứng tên công bố tại Việt Nam; chứng nhận xuất xứ (C/O) chứng nhận nguồn gốc hàng hóa để tính thuế. Ba giấy khác nhau, do ba nơi cấp, không thay thế cho nhau.
Lưu ý pháp lý: nội dung rà soát tháng 9/2026, áp dụng Luật Quản lý ngoại thương 2017 (Điều 36), Nghị định 292/2026/NĐ-CP (hiệu lực 05/9/2026, thay Nghị định 69/2018/NĐ-CP), Thông tư 06/2011/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 32/2019/TT-BYT và Thông tư 34/2025/TT-BYT, Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cùng Công ước La Hay 1961 (Công ước Apostille) có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026.
CFS là giấy gì và vì sao hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu bắt buộc phải có?
CFS là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận hàng hóa được phép lưu hành tự do tại chính nước đó. Với mỹ phẩm nhập khẩu, đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố nộp cho Cục Quản lý Dược. Thiếu CFS hợp lệ, phiếu công bố không được cấp số tiếp nhận.
Định nghĩa nằm ở khoản 1 Điều 36 Luật Quản lý ngoại thương 2017: giấy chứng nhận lưu hành tự do là văn bản chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu hàng hóa, để chứng nhận hàng hóa đó được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu. Luật cũng nêu rõ CFS bao gồm cả giấy chứng nhận mang tên gọi đặc thù và các loại văn bản chứng nhận có nội dung tương tự — nghĩa là tên trên giấy không nhất thiết phải là đúng chữ "Certificate of Free Sale".
Nguồn: Điều 36 Luật Quản lý ngoại thương 2017 — giấy chứng nhận lưu hành tự do
Danh mục hàng hóa và thẩm quyền quản lý CFS hiện nằm ở Phụ lục IV Nghị định 292/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 05/9/2026 và thay thế Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Trong phụ lục này, thuốc và mỹ phẩm thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Y tế. Đây là điểm cần lưu ý với các bài hướng dẫn cũ trên mạng: rất nhiều nội dung vẫn đang dẫn Nghị định 69/2018/NĐ-CP đã hết hiệu lực.
Logic đằng sau yêu cầu này khá thẳng: Việt Nam không kiểm nghiệm lại từng công thức mỹ phẩm nhập khẩu trước khi cho lưu hành. Thay vào đó, cơ quan quản lý dựa một phần vào việc sản phẩm đã được chính nước sản xuất cho phép bán tự do. CFS là bằng chứng của việc đó. Vì vậy một sản phẩm chỉ sản xuất để xuất khẩu, chưa từng bán tại Hàn Quốc, thường sẽ vướng ngay ở khâu này.
Cũng cần tách bạch CFS với phiếu kiểm nghiệm (CoA) và bảng thành phần. CFS không nói gì về chất lượng của lô hàng cụ thể — nó chỉ xác nhận sản phẩm được phép bán tại nước xuất khẩu. Chiều ngược lại cũng đúng: có CFS không có nghĩa công thức chắc chắn hợp lệ tại Việt Nam. Nếu sản phẩm chứa thành phần bị cấm hoặc vượt giới hạn theo quy định về mỹ phẩm đang áp dụng, hồ sơ vẫn bị từ chối dù CFS hoàn toàn hợp lệ.
CFS cho mỹ phẩm Hàn Quốc do cơ quan nào cấp và xin bằng cách nào?
Doanh nghiệp Việt Nam không tự xin được CFS — giấy này do cơ quan phía Hàn Quốc cấp cho nhà sản xuất hoặc doanh nghiệp chịu trách nhiệm bán hàng tại Hàn Quốc. Đầu mối phổ biến nhất là Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc (MFDS) và các cơ quan khu vực trực thuộc, cấp dưới dạng giấy chứng nhận sản xuất — bán hàng.
Điều này có hệ quả thực tế: mọi trao đổi về CFS phải diễn ra với nhà cung cấp, và nên diễn ra trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng đã về cảng. Nhà cung cấp Hàn Quốc là bên nộp đơn, bên nhận giấy và bên chịu chi phí; bạn chỉ là người sử dụng bản gốc trong hồ sơ công bố tại Việt Nam.
| Đầu mối | Tên tiếng Hàn | Cấp cho ai | Ghi chú thực hành |
|---|---|---|---|
| Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc (MFDS) | 식품의약품안전처 | Doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm hoặc doanh nghiệp chịu trách nhiệm bán hàng đã đăng ký tại Hàn Quốc | Đây là cơ quan quản lý nhà nước về mỹ phẩm của Hàn Quốc; giấy do cơ quan này cấp có độ tin cậy cao nhất khi nộp tại Việt Nam |
| Cơ quan an toàn thực phẩm và dược phẩm khu vực | 지방식품의약품안전청 | Doanh nghiệp theo địa bàn đăng ký | Trên thực tế phần lớn hồ sơ được xử lý ở cấp khu vực, ví dụ cơ quan khu vực Seoul hoặc Gyeongin |
| Hiệp hội Mỹ phẩm Hàn Quốc | 대한화장품협회 | Doanh nghiệp hội viên | Có dịch vụ cấp chứng nhận cho hội viên; trước khi dùng, nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam có chấp nhận loại giấy này không |
Nguồn: Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc (MFDS) · Hiệp hội Mỹ phẩm Hàn Quốc — dịch vụ cấp chứng nhận
Một chi tiết dễ gây tranh cãi trong hồ sơ: giấy do hiệp hội ngành hàng cấp có được coi là "cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu" hay không. Luật Quản lý ngoại thương dùng đúng cụm "cơ quan nhà nước có thẩm quyền". Vì vậy, nếu nhà cung cấp đề nghị dùng giấy của hiệp hội cho tiện, hãy xin xác nhận trước từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay vì nộp rồi chờ.
Khi gửi yêu cầu cho nhà cung cấp, đừng chỉ viết "please send CFS". Hãy nêu rõ bốn thứ: giấy phải do cơ quan quản lý nhà nước Hàn Quốc cấp, phải liệt kê đúng tên từng sản phẩm bạn sẽ công bố, phải là bản gốc gửi chuyển phát về Việt Nam, và phải còn hạn tại thời điểm bạn nộp hồ sơ chứ không phải tại thời điểm họ gửi. Bốn dòng này cắt được phần lớn vòng lặp xin lại giấy.
Một bản CFS hợp lệ phải có đủ những thông tin gì?
Theo khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 32/2019/TT-BYT, CFS trong hồ sơ công bố mỹ phẩm phải là bản chính, còn hạn; nếu trên giấy không ghi thời hạn thì phải được cấp trong vòng 24 tháng tính đến ngày nộp; và phải có tối thiểu các thông tin quy định tại Điều 36 Luật Quản lý ngoại thương 2017.
Nội dung tối thiểu theo Điều 36 gồm: tên cơ quan, tổ chức cấp; số, ngày cấp; loại hoặc nhóm hàng hóa được phép lưu hành tự do; tên và địa chỉ của nhà sản xuất; và xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại thị trường nước sản xuất hoặc nước cấp giấy. Trên thực tế, mục hay thiếu nhất là tên sản phẩm cụ thể: giấy chỉ ghi tên nhóm hàng mà không liệt kê từng mã sản phẩm bạn định công bố.
Nguồn: Thông tư 32/2019/TT-BYT sửa đổi khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT · Thông tin tối thiểu trên CFS đối với hàng hóa nhập khẩu
Về thời hạn, hãy đọc kỹ cách quy định được viết. Nếu CFS có ghi ngày hết hạn, căn cứ là chính ngày đó. Nếu CFS không ghi thời hạn, mốc 24 tháng kể từ ngày cấp được áp dụng. Điều này quan trọng vì giấy do phía Hàn Quốc cấp nhiều khi không in ngày hết hạn, và doanh nghiệp lại quen mặc định "giấy còn mới là được".
CFS có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không, và Apostille thay đổi điều gì?
Quy định hiện hành yêu cầu CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Điểm mới: Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026, mà Hàn Quốc đã là thành viên — nên về nguyên tắc, CFS Hàn Quốc có dấu Apostille thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Trước hết là quy định gốc. Khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT, bản đã sửa đổi, ghi rõ CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Mệnh đề "trừ trường hợp" này chính là chỗ Công ước Apostille chen vào.
Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cũng quy định giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Nói cách khác, hai văn bản này khớp nhau: có điều ước quốc tế chung thì không cần hợp pháp hóa lãnh sự.
Nguồn: Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 9)
Về Công ước Apostille: Việt Nam nộp văn kiện gia nhập ngày 31/12/2025. Theo Điều 12 của Công ước, các quốc gia thành viên có sáu tháng để phản đối, thời hạn này kết thúc ngày 13/7/2026. Công ước có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên không phản đối kể từ 11/9/2026. Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille của Việt Nam là Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Nguồn: Bộ Tư pháp — Việt Nam gia nhập Công ước Apostille · Bộ Ngoại giao — Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước Apostille
| Giai đoạn | Các bước xác thực giấy tờ | Nơi thực hiện |
|---|---|---|
| Cách làm truyền thống (hợp pháp hóa lãnh sự) | MFDS cấp CFS → cơ quan ngoại giao Hàn Quốc chứng nhận → Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hàn Quốc hợp pháp hóa lãnh sự | Hàn Quốc, qua ít nhất hai cửa |
| Cách làm theo Apostille (từ 11/9/2026) | MFDS cấp CFS → cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc đóng dấu Apostille | Hàn Quốc, một cửa duy nhất |
| Chiều ngược lại — giấy tờ Việt Nam dùng tại Hàn Quốc | Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM cấp Apostille | Việt Nam |
Đây là thay đổi rất mới và đang trong giai đoạn chuyển tiếp, nên đừng tự quyết. Trước khi bảo nhà cung cấp bỏ bước hợp pháp hóa lãnh sự, hãy hỏi trực tiếp bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Cục Quản lý Dược xem CFS có dấu Apostille đã được chấp nhận hay chưa, và xin trả lời bằng văn bản nếu có thể. Với hồ sơ gấp trong vài tuần đầu, phương án an toàn là vẫn làm hợp pháp hóa lãnh sự như cũ — chi phí thêm nhỏ hơn nhiều so với việc hồ sơ bị trả về và mất cả chu kỳ nộp lại.
Trường hợp nào mỹ phẩm nhập khẩu được miễn nộp CFS?
Miễn CFS áp dụng cho mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ các nước thành viên CPTPP, theo khoản 4 Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 32/2019/TT-BYT. Hàn Quốc không phải thành viên CPTPP tính đến tháng 9/2026, nên mỹ phẩm Hàn Quốc vẫn phải nộp CFS bình thường.
Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm, vì cùng một dòng hàng nhưng nhập từ Nhật Bản thì được miễn còn nhập từ Hàn Quốc thì không. Lý do thuần túy là hiệp định: Nhật Bản, Singapore, Australia, Canada, Mexico, New Zealand, Malaysia, Chile, Peru, Brunei, Anh và Việt Nam là thành viên CPTPP; Hàn Quốc mới ở mức đang cân nhắc tham gia.
Nguồn: Thông tư 32/2019/TT-BYT — miễn CFS cho mỹ phẩm từ nước thành viên CPTPP
Hai tình huống hay bị nhầm là được miễn nhưng thực tế không:
- Hàng Hàn Quốc trung chuyển qua một nước CPTPP. Quy định nói về sản phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ nước thành viên, không phải hàng chỉ đi ngang. Hàng sản xuất và lưu hành tại Hàn Quốc, dù mua qua một nhà phân phối ở Singapore, vẫn nên chuẩn bị CFS.
- Sản phẩm mang thương hiệu Hàn nhưng sản xuất tại nước khác. Trường hợp này phải xác định đúng nước sản xuất và nước cấp CFS trước, vì cả thẩm quyền cấp giấy lẫn khả năng được miễn đều đổi theo.
Hồ sơ hay bị trả về vì những lỗi nào ở phần CFS?
Phần lớn hồ sơ bị trả về không phải vì thiếu CFS mà vì CFS không khớp với phần còn lại của hồ sơ, hoặc thiếu một thông tin bắt buộc. Ba nhóm lỗi phổ biến nhất là: tên sản phẩm trên CFS không trùng phiếu công bố, giấy đã quá hạn tại thời điểm nộp, và thiếu bước hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille.
Danh sách kiểm tra trước khi nộp hồ sơ:
- Tên từng sản phẩm trên CFS trùng khớp tuyệt đối với tên trên phiếu công bố, kể cả phần dung tích, ký hiệu dòng sản phẩm và cách viết hoa. Lệch một ký tự cũng đủ để bị hỏi lại.
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất trên CFS trùng với tên và địa chỉ khai trong phiếu công bố và trùng với giấy ủy quyền.
- Giấy còn hạn tại ngày nộp hồ sơ — nếu không ghi hạn thì còn trong 24 tháng kể từ ngày cấp.
- Có đủ thông tin tối thiểu theo Điều 36 Luật Quản lý ngoại thương: cơ quan cấp, số và ngày cấp, loại hoặc nhóm hàng, tên và địa chỉ nhà sản xuất, xác nhận được lưu hành tự do.
- Đã hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc có dấu Apostille nếu áp dụng cơ chế mới và đã được cơ quan tiếp nhận xác nhận là chấp nhận.
- Là bản chính, không phải bản chụp hay bản in lại từ tệp PDF nhà cung cấp gửi qua thư điện tử.
- Có bản dịch tiếng Việt nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu, và bản dịch dùng đúng cách viết tên sản phẩm như trong phiếu công bố.
Hãy làm bảng đối chiếu ba cột trước khi nộp: cột một là tên sản phẩm trên phiếu công bố, cột hai là tên trên CFS, cột ba là tên trên giấy ủy quyền. Dán ba cột cạnh nhau trong một bảng tính rồi rà từng dòng. Cách này mất mười lăm phút và loại được nhóm lỗi khiến hồ sơ bị trả về nhiều nhất, vốn không phải lỗi pháp lý mà chỉ là lỗi khớp dữ liệu giữa ba tờ giấy do ba nơi khác nhau phát hành.
Cuối cùng, hãy tính CFS vào lịch trình chứ đừng coi là thủ tục cuối. Giấy do phía Hàn Quốc cấp, phải chuyển phát bản gốc về Việt Nam, và có thể phải qua thêm một cửa xác thực. Nếu chờ hàng về cảng mới bắt đầu hỏi nhà cung cấp về CFS, khoản phí lưu container trong thời gian chờ giấy thường lớn hơn nhiều so với chính chi phí xin giấy.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp chỉ gửi bản chụp CFS qua thư điện tử, có nộp được không?
Không. Quy định yêu cầu bản chính, nên bản chụp chỉ dùng để kiểm tra trước nội dung. Hãy dùng bản chụp để rà tên sản phẩm và ngày cấp ngay khi nhận được, rồi mới đề nghị nhà cung cấp gửi bản gốc — làm ngược lại thì phát hiện sai sót khi giấy đã bay nửa vòng.
Một bản CFS có dùng được cho nhiều sản phẩm không?
Được, nếu giấy liệt kê đầy đủ tên từng sản phẩm trong danh mục bạn định công bố. Vì vậy khi đặt hàng nhiều mã cùng lúc, hãy gửi trước cho nhà cung cấp danh sách chính xác tên các mã để họ xin một giấy chung, thay vì xin lẻ từng tờ rồi phát hiện thiếu mã.
CFS hết hạn sau khi nộp hồ sơ thì có phải làm lại không?
Căn cứ xét là tình trạng giấy tại thời điểm nộp hồ sơ, nên giấy hết hạn sau đó không làm mất hiệu lực hồ sơ đã tiếp nhận. Tuy nhiên nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung và phải nộp lại, thời điểm nộp lại mới là mốc tính — đây là lý do không nên nộp khi giấy chỉ còn hạn vài tuần.
Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau thế nào?
Hợp pháp hóa lãnh sự là chuỗi nhiều bước, kết thúc ở cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài; Apostille chỉ là một con dấu do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy đóng, và các nước thành viên Công ước công nhận lẫn nhau. Apostille nhanh và rẻ hơn, nhưng chỉ dùng được giữa hai nước cùng là thành viên Công ước và không phản đối nhau.
Sản phẩm chỉ sản xuất riêng để xuất khẩu, không bán ở Hàn Quốc thì xin CFS thế nào?
Đây là tình huống khó nhất, vì bản chất CFS là xác nhận sản phẩm được bán tự do tại nước xuất khẩu. Hãy trao đổi sớm với nhà cung cấp xem sản phẩm có thể được đăng ký lưu hành tại Hàn Quốc trước hay không; nếu không, cần hỏi cơ quan tiếp nhận về phương án thay thế trước khi ký hợp đồng, chứ đừng đặt hàng rồi mới tìm cách.
Mở ra cơ hội trở thành nhà phân phối mỹ phẩm Hàn Quốc cùng Makenov
Kết nối với nhà cung cấp Hàn Quốc, tìm kiếm cơ hội phân phối, yêu cầu báo giá, nhận hàng mẫu và trao đổi điều kiện nhập hàng — tất cả trên một nền tảng, dù bạn ở bất cứ đâu.
Xem lịch gặp mặtĐủ 5 doanh nghiệp, nhà cung cấp sang tận nơi
Hãy đăng ký gặp nhà cung cấp bạn quan tâm. Khi đủ số lượng, đại diện nhà cung cấp sẽ sang Việt Nam gặp trực tiếp 1:1.
Xem lịch gặp mặt
