Nhập khẩu chính ngạch gồm những bước nào, và khác gì mua qua trung gian hay hàng xách tay?
Nhập khẩu chính ngạch là việc doanh nghiệp bạn tự đứng tên tờ khai hải quan và tự chịu trách nhiệm về lô hàng, đi qua sáu bước: chuẩn bị tư cách nhập khẩu, tra mã HS và chính sách mặt hàng, chuẩn bị bộ chứng từ, khai hải quan, nộp thuế, và hoàn tất nhãn phụ trước khi bán. Khác biệt lớn nhất so với mua qua trung gian hay hàng xách tay không nằm ở giá, mà nằm ở bộ chứng từ đầu vào: chỉ hàng chính ngạch mới có đủ hồ sơ để bạn đứng tên công bố sản phẩm, xuất hóa đơn đầu ra và đưa hàng vào siêu thị hay sàn thương mại điện tử.
Bài viết dành cho: hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ chuẩn bị tự nhập lô hàng Hàn Quốc đầu tiên, đang phải chọn giữa tự nhập, lấy sỉ trong nước hay gom hàng xách tay.
Phân biệt nhanh: nhập khẩu chính ngạch là bạn đứng tên tờ khai hải quan và có bộ chứng từ mang tên doanh nghiệp mình; mua qua trung gian là mua lại hàng đã thông quan từ một nhà nhập khẩu khác; hàng xách tay là hàng đưa về theo đường hành lý hoặc quà biếu, không có tờ khai thương mại hợp lệ.
Lưu ý pháp lý: nội dung rà soát tháng 09/2026, áp dụng Luật Hải quan 2014, Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, Nghị định 69/2018/NĐ-CP (áp dụng đến hết 04/9/2026) và Nghị định 292/2026/NĐ-CP (từ 05/9/2026), Nghị định 37/2026/NĐ-CP về ghi nhãn hàng hóa.
- Nhập khẩu chính ngạch là gì và khác gì mua qua trung gian hay hàng xách tay?
- Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị tư cách gì trước khi đặt hàng?
- Bước 2: Tra mã HS và chính sách mặt hàng ở đâu?
- Bước 3: Bộ chứng từ cho một lô hàng nhập khẩu gồm những gì?
- Bước 4: Khai hải quan và phân luồng diễn ra thế nào?
- Bước 5: Lô hàng phải nộp những khoản thuế và phí nào?
- Bước 6: Sau khi thông quan còn phải làm gì trước khi bán?
Nhập khẩu chính ngạch là gì và khác gì mua qua trung gian hay hàng xách tay?
Chính ngạch là hình thức doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài, mở tờ khai hải quan đứng tên mình và nộp đủ thuế. Mua qua trung gian là mua lại hàng đã thông quan, nên bạn không có tờ khai. Hàng xách tay đi theo đường hành lý cá nhân, không có chứng từ thương mại hợp lệ để kinh doanh.
Ba cách này thường được so sánh theo giá nhập, nhưng khác biệt thật nằm ở chỗ sau lô hàng, bạn cầm trong tay những gì. Hàng chính ngạch để lại tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ và chứng từ nộp thuế mang tên doanh nghiệp bạn — điều kiện để đứng tên công bố sản phẩm, xuất hóa đơn cho khách sỉ và chứng minh nguồn gốc khi làm việc với siêu thị hay sàn thương mại điện tử.
Mua lại từ nhà nhập khẩu trong nước thì bạn chỉ có hóa đơn nội địa. Cách này hợp pháp và phù hợp giai đoạn thử thị trường, nhưng bạn không kiểm soát nguồn hàng: người đứng tên công bố là đơn vị khác, giá vốn đã cộng một lớp lợi nhuận, và nhà nhập khẩu ngừng nhập là bạn mất nguồn.
Hàng xách tay là câu chuyện khác hẳn. Hành lý của người nhập cảnh chỉ được miễn thuế trong định mức tại Điều 6 Nghị định 134/2016/NĐ-CP; phần vượt phải khai và nộp thuế. Hàng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ mà đem ra kinh doanh bị xếp vào hàng nhập lậu và xử phạt theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, phạt nặng hơn với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thiết bị y tế và hóa chất.
| Tiêu chí | Nhập khẩu chính ngạch | Mua sỉ qua nhà nhập khẩu trong nước | Hàng xách tay |
|---|---|---|---|
| Ai đứng tên tờ khai | Doanh nghiệp bạn | Đơn vị nhập khẩu khác | Không có tờ khai thương mại |
| Chứng từ nhận được | Tờ khai, hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O, chứng từ nộp thuế | Hóa đơn mua hàng trong nước | Không có, hoặc chỉ có hóa đơn bán lẻ nước ngoài |
| Quyền đứng tên công bố sản phẩm | Có, nếu được nhà sản xuất ủy quyền | Không | Không |
| Giá vốn | Thấp nhất khi đủ sản lượng, nhưng phải trả trước nhiều khoản | Cao hơn một lớp lợi nhuận trung gian | Thấp với lượng nhỏ, tăng nhanh khi mở rộng |
| Rủi ro pháp lý khi kinh doanh | Thấp nếu khai đúng | Thấp | Cao — có thể bị xử phạt và tịch thu hàng |
| Phù hợp với | Đơn hàng lặp lại, xây thương hiệu dài hạn | Giai đoạn thử thị trường, vốn mỏng | Không phù hợp để kinh doanh |
Nguồn: Nghị định 134/2016/NĐ-CP · Nghị định 98/2020/NĐ-CP
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị tư cách gì trước khi đặt hàng?
Cần bốn thứ: một pháp nhân hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký, chữ ký số, tài khoản khai hải quan điện tử và tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Quyền nhập khẩu hàng thông thường không phụ thuộc ngành nghề đã đăng ký, nên phần lớn doanh nghiệp không cần bổ sung ngành nghề.
Đây là chỗ người mới mất thời gian nhất vì hiểu nhầm. Thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư nước ngoài được quyền nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc ngành, nghề đã đăng ký, trừ hàng cấm, tạm ngừng hoặc phải có giấy phép. Quy định này có ở Nghị định 69/2018/NĐ-CP và được kế thừa trong Nghị định 292/2026/NĐ-CP. Rào cản thật nằm ở thủ tục chuyên ngành của từng nhóm hàng.
Về mặt kỹ thuật, bạn cần chữ ký số dùng cho khai hải quan, tài khoản trên hệ thống thông quan điện tử, và tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia nếu mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải xin quyền nhập khẩu và quyền phân phối riêng — điểm cần lưu ý nếu công ty bạn có cổ đông nước ngoài.
Nguồn: Nghị định 292/2026/NĐ-CP
Bước 2: Tra mã HS và chính sách mặt hàng ở đâu?
Tra mã HS trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm Thông tư 31/2022/TT-BTC, rồi đối chiếu mã đó với danh mục hàng cấm, hàng phải có giấy phép và hàng thuộc quản lý chuyên ngành. Mã HS quyết định cả thuế suất lẫn danh sách giấy tờ.
Mã HS (Harmonized System — hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) là mã số quốc tế dùng để phân loại hàng hóa, Việt Nam áp dụng ở cấp tám chữ số. Trong cùng một dòng sản phẩm, hai mã hàng nhìn giống nhau vẫn có thể rơi vào hai mã HS khác nhau và kéo theo hai bộ thủ tục khác nhau — như một thiết bị làm đẹp gia dụng và một thiết bị cùng kiểu dáng nhưng bị xếp vào nhóm thiết bị y tế.
Có mã HS rồi, hãy trả lời ba câu theo thứ tự: hàng có thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu không; có phải xin giấy phép của bộ quản lý chuyên ngành không; có phải kiểm tra chuyên ngành khi làm thủ tục hải quan không. Ba danh mục này nằm ở phụ lục nghị định hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương.
Đừng lấy mã HS nhà cung cấp ghi trên hóa đơn làm mã khai hải quan. Đó là mã theo danh mục của Hàn Quốc: sáu chữ số đầu thì trùng, hai chữ số cuối có thể khác. Hãy tự tra mã rồi gửi lại cho nhà cung cấp để ghi thống nhất trên hóa đơn, phiếu đóng gói và đơn xin chứng nhận xuất xứ.
Nguồn: Thông tư 31/2022/TT-BTC
Bước 3: Bộ chứng từ cho một lô hàng nhập khẩu gồm những gì?
Bộ chứng từ cơ bản gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn. Tùy mặt hàng sẽ cộng thêm chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế, các giấy chuyên ngành như giấy chứng nhận lưu hành tự do hay phiếu kiểm nghiệm. Giấy nào cũng nên chốt ngay khi đặt hàng.
Danh sách dưới đây xếp theo thứ tự thời gian bạn cần có chúng:
- Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng đã được xác nhận, ghi rõ điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) — căn cứ xác định trị giá tính thuế.
- Phiếu đóng gói (Packing List) — số kiện, trọng lượng, quy cách từng kiện.
- Vận đơn — Bill of Lading với đường biển hoặc Air Waybill với đường hàng không.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O — Certificate of Origin) mẫu KV theo hiệp định Việt Nam – Hàn Quốc, hoặc mẫu AK theo hiệp định ASEAN – Hàn Quốc.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS — Certificate of Free Sale) với các nhóm hàng thuộc danh mục phải nộp CFS.
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm hoặc chứng nhận phân tích (CoA — Certificate of Analysis) với thực phẩm và một số nhóm hàng khác.
- Phiếu an toàn hóa chất (MSDS/SDS — Material Safety Data Sheet) với hàng có tính chất hóa chất hoặc hàng nguy hiểm khi vận chuyển.
- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành nộp qua Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi hàng về cảng.
- Hồ sơ công bố sản phẩm đã hoàn tất với nhóm hàng bắt buộc công bố trước khi ra thị trường.
Bốn mục đầu bắt buộc với mọi lô hàng; sáu mục sau phụ thuộc mã HS. Nguyên tắc thực hành là đưa cả danh sách vào hợp đồng ngay từ đầu, kèm thời hạn nhà cung cấp gửi bản mềm — vì phần lớn các giấy này do phía Hàn Quốc xin, bạn không làm thay được.
Chứng nhận xuất xứ mẫu KV phải khớp từng chi tiết với hóa đơn và vận đơn: tên hàng, mã HS, số lượng, tên người gửi và người nhận. Sai một chi tiết là mất ưu đãi thuế cho cả lô. Hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp C/O để bạn đối chiếu trước khi họ nộp bản chính thức.
Nguồn: Thông tư 38/2015/TT-BTC · Thông tư 39/2018/TT-BTC
Bước 4: Khai hải quan và phân luồng diễn ra thế nào?
Tờ khai được truyền điện tử tới cơ quan hải quan và hệ thống tự động phân thành ba luồng. Luồng xanh thông quan ngay sau khi nộp thuế, luồng vàng phải xuất trình hồ sơ để kiểm tra chứng từ, luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp không chọn được luồng, nhưng hồ sơ sạch giúp giảm xác suất bị kiểm tra.
Thủ tục hải quan thực hiện theo Luật Hải quan 2014 và Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/02/2026. Tờ khai được đăng ký trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn quy định sau đó — khai sớm giúp xử lý vướng mắc chứng từ trước khi phát sinh phí lưu bãi.
Với hàng phải kiểm tra chuyên ngành, trình tự thường là đăng ký kiểm tra qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, đưa hàng về kho bảo quản theo chấp thuận của cơ quan hải quan, lấy mẫu chờ kết quả, rồi bổ sung kết quả để thông quan. Đây là khâu tốn thời gian nhất ở lô đầu tiên.
Nguồn: Luật Hải quan 2014
Bước 5: Lô hàng phải nộp những khoản thuế và phí nào?
Bốn nhóm: thuế nhập khẩu tính trên trị giá hải quan, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt với mặt hàng thuộc diện chịu thuế, và các khoản phí tại cảng. Trị giá tính thuế là trị giá hàng đến cửa khẩu nhập đầu tiên, tức đã gồm cước vận chuyển và bảo hiểm quốc tế.
Với hàng Hàn Quốc, thuế nhập khẩu là khoản giảm được nhiều nhất nếu chuẩn bị đúng. Biểu thuế ưu đãi đặc biệt thực hiện Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – Hàn Quốc ban hành kèm Nghị định 125/2022/NĐ-CP áp dụng giai đoạn 2022–2027, gồm 11.449 dòng thuế. Điều kiện hưởng là hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng nhận xuất xứ mẫu KV hợp lệ. Còn một biểu thuế nữa theo Hiệp định ASEAN – Hàn Quốc, nên cùng một mã HS vẫn cần tra cả hai.
Thuế giá trị gia tăng đang được giảm từ 10% xuống 8% cho phần lớn nhóm hàng theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, áp dụng đến hết ngày 31/12/2026, trừ một số nhóm như viễn thông, sản phẩm kim loại và hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Khoản này được khấu trừ về sau, nhưng vẫn phải nộp trước khi thông quan nên phải tính vào dòng tiền.
| Khoản | Căn cứ tính | Thời điểm chi | Có được khấu trừ hoặc thu hồi không |
|---|---|---|---|
| Thuế nhập khẩu | Trị giá hải quan × thuế suất theo mã HS | Trước khi thông quan | Không — vào thẳng giá vốn |
| Thuế giá trị gia tăng | (Trị giá hải quan + thuế nhập khẩu) × thuế suất | Trước khi thông quan | Được khấu trừ nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ |
| Thuế tiêu thụ đặc biệt | Chỉ với nhóm hàng thuộc diện chịu thuế | Trước khi thông quan | Không |
| Cước vận chuyển và bảo hiểm quốc tế | Theo điều kiện giao hàng đã thỏa thuận | Theo hợp đồng vận chuyển | Không — nằm trong trị giá tính thuế |
| Phí tại cảng, nâng hạ, lưu kho, lưu container | Theo biểu phí của cảng và hãng tàu | Khi lấy hàng | Không — tăng nhanh nếu chậm thông quan |
| Phí dịch vụ đại lý hải quan, kiểm tra chuyên ngành | Theo báo giá dịch vụ và biểu phí nhà nước | Trong quá trình làm thủ tục | Không |
Nguồn: Nghị định 125/2022/NĐ-CP (VKFTA) · Nghị định 174/2025/NĐ-CP
Bước 6: Sau khi thông quan còn phải làm gì trước khi bán?
Ba việc: dán nhãn phụ tiếng Việt đúng quy định, hoàn tất thủ tục công bố sản phẩm nếu nhóm hàng bắt buộc, và lưu trữ hồ sơ hải quan cùng chứng từ liên quan theo thời hạn luật định. Thông quan chỉ có nghĩa hàng được phép vào Việt Nam, chưa có nghĩa hàng được phép bán ra thị trường.
Ghi nhãn hàng hóa hiện áp dụng theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 23/01/2026, thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Hàng nhập khẩu phải có nhãn phụ tiếng Việt thể hiện đủ nội dung bắt buộc tương ứng nhãn gốc và không che khuất nhãn gốc. Nhãn phụ được dán sau khi thông quan, trước khi hàng ra thị trường.
Cuối cùng là lưu hồ sơ. Tờ khai, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và chứng từ nộp thuế phải lưu đủ theo thời hạn quy định trong Luật Hải quan để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Với lô đã hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định, đây là bộ hồ sơ bạn phải xuất trình được, có khi vài năm sau khi hàng đã bán hết.
Lô đầu tiên nên đặt nhỏ hơn mức bạn tính, và nên chọn mặt hàng ít thủ tục nhất trong danh mục nhà cung cấp. Mục tiêu của lô này không phải là lãi, mà là chạy thử cả chuỗi: đặt hàng, thanh toán, vận chuyển, khai hải quan, nộp thuế, dán nhãn, bán ra. Sau đó bạn sẽ có con số giá vốn thật tại kho.
Nguồn: Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có tự nhập khẩu chính ngạch được không?
Được, hộ kinh doanh vẫn có thể đứng tên nhập khẩu và mở tờ khai hải quan. Hạn chế thực tế nằm ở chỗ hộ kinh doanh không xuất được hóa đơn giá trị gia tăng để khấu trừ, nên phần thuế giá trị gia tăng nộp ở khâu nhập khẩu sẽ đi thẳng vào giá vốn. Nếu kế hoạch là bán sỉ cho các cửa hàng hoặc đưa hàng vào chuỗi bán lẻ, lập công ty thường có lợi hơn ngay từ đầu.
Nên lấy sỉ từ nhà nhập khẩu trong nước hay tự nhập trực tiếp?
Tự nhập trực tiếp chỉ có lợi khi sản lượng đủ lớn để phần tiết kiệm được bù lại chi phí thủ tục và thời gian. Với vài chục triệu đồng tiền hàng đầu tiên, lấy sỉ trong nước thường rẻ hơn tính theo tổng chi phí và cho phép bạn kiểm chứng nhu cầu trước. Điểm đánh đổi là bạn không kiểm soát nguồn hàng và không xây được quan hệ trực tiếp với nhà sản xuất.
Lần đầu nên tự khai hải quan hay thuê đại lý hải quan?
Với lô đầu tiên, thuê đại lý hải quan là lựa chọn hợp lý hơn, đặc biệt nếu mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành. Chi phí thuê thường nhỏ so với chi phí phát sinh khi khai sai mã HS hoặc chậm thông quan. Nhưng hãy yêu cầu đại lý giải thích từng bước và bàn giao lại toàn bộ chứng từ, để lô thứ hai bạn đã hiểu quy trình và có thể tự kiểm soát.
Làm sao để lô hàng được hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định với Hàn Quốc?
Điều kiện cốt lõi là hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng nhận xuất xứ hợp lệ nộp cho cơ quan hải quan trong thời hạn quy định. Việc cần làm sớm là ghi rõ trong hợp đồng rằng nhà cung cấp phải cấp C/O mẫu KV, vì không phải nhà sản xuất Hàn Quốc nào cũng chủ động xin, nhất là khi họ chưa từng xuất sang Việt Nam.
Từ lúc đặt hàng đến khi hàng về kho thường mất bao lâu?
Tổng thời gian gồm ba đoạn: nhà cung cấp chuẩn bị hàng, vận chuyển quốc tế, và thủ tục tại Việt Nam. Đường biển từ Hàn Quốc về cảng phía Bắc hoặc phía Nam thường nhanh hơn nhiều so với các tuyến xa, còn đường hàng không tính bằng ngày. Đoạn hay bị tính thiếu là thời gian chuẩn bị hàng và thời gian kiểm tra chuyên ngành, nên hãy hỏi nhà cung cấp thời gian sản xuất thực tế trước khi cam kết ngày giao với khách.
Mở ra cơ hội trở thành nhà phân phối hàng Hàn Quốc cùng Makenov
Kết nối với nhà cung cấp Hàn Quốc, tìm kiếm cơ hội phân phối, yêu cầu báo giá, nhận hàng mẫu và trao đổi điều kiện nhập hàng — tất cả trên một nền tảng, dù bạn ở bất cứ đâu.
Xem lịch gặp mặtĐủ 5 doanh nghiệp, nhà cung cấp sang tận nơi
Hãy đăng ký gặp nhà cung cấp bạn quan tâm. Khi đủ số lượng, đại diện nhà cung cấp sẽ sang Việt Nam gặp trực tiếp 1:1.
Xem lịch gặp mặt
