CFS, CoA, MSDS là những giấy gì, ai cấp, và khi nào cần từng loại?
Ba giấy này thuộc ba hệ khác nhau và không thay thế được cho nhau. CFS là giấy do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận sản phẩm được bán tự do tại chính nước đó. CoA là kết quả phân tích cho một lô hoặc một sản phẩm cụ thể, do nhà sản xuất hoặc phòng thử nghiệm cấp. MSDS là tài liệu an toàn cho hàng có tính chất hóa chất, do nhà sản xuất soạn theo chuẩn quốc tế. Nhầm lẫn tốn kém nhất là coi cả ba là “giấy chứng nhận chất lượng” và chỉ đi xin sau khi hàng đã lên tàu.
Bài viết dành cho: nhà phân phối đang đàm phán lô hàng Hàn Quốc và vừa nhận được danh sách giấy tờ từ đơn vị làm thủ tục, chưa rõ giấy nào bắt buộc, giấy nào chỉ là thông lệ.
Phân biệt nhanh: CFS (Certificate of Free Sale — giấy chứng nhận lưu hành tự do) nói về tư cách của sản phẩm tại nước xuất khẩu; CoA (Certificate of Analysis — chứng nhận phân tích) nói về chỉ tiêu kỹ thuật của hàng; MSDS hay SDS (Material Safety Data Sheet / Safety Data Sheet — phiếu an toàn hóa chất) nói về cách xử lý hàng an toàn.
Cơ sở phân tích: số liệu thương mại Việt Nam – Hàn Quốc năm 2025 do Cục Thống kê công bố; Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Nghị định 292/2026/NĐ-CP về quản lý ngoại thương; Nghị định 15/2018/NĐ-CP về an toàn thực phẩm; Luật Hóa chất 2025 và Nghị định 26/2026/NĐ-CP; Thông tư 06/2011/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT.
Vì sao ba giấy này hay bị gộp làm một, và cái giá phải trả là gì?
Vì cả ba đều do phía nước ngoài cấp và cùng xuất hiện trong một danh sách yêu cầu, người mua dễ nghĩ chúng là một loại. Hậu quả không phải là bị phạt, mà là hàng về tới cảng rồi mới phát hiện thiếu giấy — lúc đó phí lưu bãi chạy theo ngày, còn giấy thì phải chờ xin lại từ đầu.
Quy mô nguồn hàng không phải vấn đề. Năm 2025, Việt Nam nhập khẩu từ Hàn Quốc 60,54 tỷ USD, tăng 8,26% so với năm trước; Hàn Quốc là nhà cung ứng lớn thứ hai cho thị trường Việt Nam, chiếm 13,31% tổng kim ngạch nhập khẩu. Nhưng phần lớn con số đó là nguyên liệu và linh kiện của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nơi bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách đã chuẩn hóa hồ sơ từ lâu. Nhà phân phối hàng tiêu dùng nhập theo lô nhỏ thì ngược lại: mỗi lô là một lần tự dò đường, và nhà cung cấp Hàn Quốc lần đầu bán sang Việt Nam cũng không biết Việt Nam đòi gì.
Điểm mấu chốt cần nắm là ba giấy này trả lời ba câu hỏi khác nhau. CFS trả lời “sản phẩm này có được bán hợp pháp ở Hàn Quốc không”. CoA trả lời “lô hàng này có đúng chỉ tiêu kỹ thuật đã cam kết không”. MSDS trả lời “xử lý và vận chuyển hàng này thế nào cho an toàn”. Khi hiểu đúng câu hỏi, bạn sẽ biết ngay giấy nào không thể thay thế bằng giấy khác — và cũng biết khi nào nhà cung cấp gửi nhầm loại.
Nguồn: Thương mại Việt Nam - Hàn Quốc năm 2025
CFS là giấy gì, ai cấp và khi nào bắt buộc phải có?
CFS là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận sản phẩm được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại nước đó. Với hàng nhập vào Việt Nam, CFS chỉ bắt buộc với những nhóm hàng nằm trong danh mục kèm theo nghị định hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương, không phải bắt buộc với mọi mặt hàng.
Đây là điểm bị hiểu sai nhiều nhất. Rất nhiều nhà phân phối mới đi xin CFS cho những mặt hàng không thuộc diện phải nộp, mất thêm vài tuần chờ đợi mà không giải quyết được gì. Danh mục hàng hóa phải nộp CFS và thẩm quyền quản lý được quy định tại phụ lục của Nghị định 69/2018/NĐ-CP, áp dụng đến hết ngày 04/9/2026, và chuyển sang Phụ lục IV Nghị định 292/2026/NĐ-CP từ ngày 05/9/2026. Danh mục này gồm các nhóm như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm, đồ uống, thuốc, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, hóa chất và chế phẩm diệt côn trùng, vật liệu xây dựng, đồ chơi trẻ em, hàng công nghiệp tiêu dùng.
Về phía cấp giấy, CFS do cơ quan quản lý nhà nước hoặc tổ chức được nước xuất khẩu chỉ định cấp — với hàng Hàn Quốc thường là cơ quan quản lý chuyên ngành như Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc, hoặc phòng thương mại và hiệp hội ngành hàng, tùy nhóm sản phẩm. Một CFS hợp lệ cần thể hiện tên cơ quan cấp, số tham chiếu, ngày cấp, tên sản phẩm và nhà sản xuất, cùng xác nhận sản phẩm được lưu hành tự do tại nước xuất khẩu.
Với mỹ phẩm, CFS còn là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công bố sản phẩm theo Thông tư 06/2011/TT-BYT được sửa đổi bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT. Điều đáng lưu ý về mặt kế hoạch: CFS phục vụ khâu công bố sản phẩm, tức là khâu diễn ra trước khi hàng về, chứ không phải giấy xuất trình lúc thông quan.
Nguồn: Nghị định 292/2026/NĐ-CP · Thông tư 34/2025/TT-BYT
CoA khác gì phiếu kiểm nghiệm, và ai cấp mới được chấp nhận?
CoA thường do bộ phận kiểm soát chất lượng của chính nhà sản xuất cấp cho từng lô, dùng để đối chiếu hàng nhận với hàng đã đặt. Phiếu kiểm nghiệm phục vụ hồ sơ công bố lại là chuyện khác: nó phải do phòng thử nghiệm độc lập cấp và chỉ có giá trị khi phòng đó được chỉ định hoặc được công nhận theo ISO 17025.
Sự khác biệt này gây tốn kém thật. Với thực phẩm và thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký bản công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm được cấp trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận phù hợp ISO 17025. Một CoA do nhà máy Hàn Quốc tự cấp không đáp ứng điều kiện này, dù nội dung có đầy đủ chỉ tiêu đến đâu.
Vì vậy, cách hỏi đúng khi làm việc với nhà cung cấp không phải “gửi cho tôi CoA”, mà là hai câu tách bạch: CoA của lô hàng để tôi đối chiếu khi nhận hàng, và phiếu kiểm nghiệm do phòng thử nghiệm độc lập cấp để tôi làm hồ sơ công bố. Nhiều nhà sản xuất Hàn Quốc đã có sẵn kết quả thử nghiệm từ các tổ chức thử nghiệm được công nhận; nếu chưa có, bạn vẫn có thể lấy mẫu và kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm ở Việt Nam, thường là phương án nhanh và chắc chắn hơn.
Nguồn: Nghị định 15/2018/NĐ-CP
MSDS dùng để làm gì và nhóm hàng nào cần?
MSDS là tài liệu mô tả đặc tính nguy hiểm và cách xử lý an toàn của một hóa chất hoặc sản phẩm chứa hóa chất, soạn theo cấu trúc 16 mục của hệ thống GHS. Nó không phải giấy phép và không do cơ quan nhà nước cấp, nhưng là tài liệu hãng vận chuyển đòi trước tiên với hàng dễ cháy nổ.
Khung pháp lý đã thay đổi gần đây, nên đây là chỗ dễ tra ra thông tin cũ. Luật Hóa chất 2025 số 69/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Luật Hóa chất 2007. Nghị định 26/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa, có hiệu lực từ 01/7/2026, trong đó có nội dung về phiếu an toàn hóa chất. Doanh nghiệp nhập hàng thuộc diện điều chỉnh cần rà lại tài liệu đang dùng thay vì tiếp tục theo hướng dẫn của các văn bản đã hết hiệu lực.
Về phạm vi áp dụng thực tế, MSDS thường được yêu cầu với hóa chất công nghiệp, chất tẩy rửa và nước giặt, sản phẩm dạng bình xịt có áp suất, sản phẩm chứa cồn nồng độ cao, pin và thiết bị có pin lithium. Với các nhóm này, hãng tàu hoặc hãng hàng không sẽ yêu cầu MSDS để phân loại hàng nguy hiểm trước khi nhận vận chuyển — nghĩa là thiếu MSDS thì hàng thậm chí không rời được Hàn Quốc, chứ không phải tới cảng Việt Nam mới vướng.
Nguồn: Luật Hóa chất 2025 · Nghị định 26/2026/NĐ-CP
Nên yêu cầu giấy nào, vào thời điểm nào của quá trình đặt hàng?
Nguyên tắc là xác định danh sách giấy tờ theo mã HS ngay ở khâu hỏi giá, đưa danh sách đó vào hợp đồng kèm thời hạn gửi, và nhận bản mềm trước khi thanh toán phần còn lại. Giấy tờ xin trước khi hàng lên tàu gần như không tốn thêm chi phí; giấy tờ xin sau khi hàng tới cảng luôn tốn tiền lưu bãi.
| Giấy | Ai cấp | Dùng cho việc gì | Cần có vào lúc nào | Rủi ro nếu xin muộn |
|---|---|---|---|---|
| CFS | Cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được chỉ định của nước xuất khẩu | Hồ sơ công bố sản phẩm; nhóm hàng thuộc danh mục bắt buộc | Trước khi nộp hồ sơ công bố, tức trước khi đặt hàng số lượng lớn | Chậm công bố kéo theo chậm bán ra, hàng nằm kho |
| CoA của lô hàng | Bộ phận kiểm soát chất lượng của nhà sản xuất | Đối chiếu chỉ tiêu hàng nhận với hàng đã đặt | Cùng lúc với bộ chứng từ giao hàng | Không có căn cứ khiếu nại khi hàng lệch chỉ tiêu |
| Phiếu kiểm nghiệm độc lập | Phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận ISO 17025 | Hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký bản công bố | Trước khi nộp hồ sơ công bố, hiệu lực trong 12 tháng | Hồ sơ bị trả lại, phải kiểm nghiệm lại từ đầu |
| MSDS/SDS | Nhà sản xuất, soạn theo chuẩn GHS | Phân loại hàng nguy hiểm khi vận chuyển; quản lý an toàn | Trước khi đặt lịch tàu hoặc chuyến bay | Hãng vận chuyển từ chối nhận hàng |
Sáu việc nên làm theo đúng thứ tự này:
- Tra mã HS của từng mã hàng trước, vì danh sách giấy tờ bám theo mã HS chứ không bám theo tên ngành hàng.
- Đối chiếu mã HS với danh mục hàng phải nộp CFS và danh mục hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
- Đưa danh sách giấy tờ vào thư hỏi giá, để nhà cung cấp báo giá kèm cam kết cung cấp chứng từ.
- Ghi vào hợp đồng thời hạn gửi bản mềm từng loại giấy, gắn với mốc thanh toán.
- Kiểm tra bản mềm trước khi hàng xuất xưởng: tên sản phẩm, tên nhà sản xuất và số lô phải khớp với hóa đơn.
- Với giấy phục vụ công bố sản phẩm, hoàn tất hồ sơ trước khi đặt đơn hàng lớn, không làm song song với việc vận chuyển.
Một nhà cung cấp Hàn Quốc trả lời rõ ràng về chứng từ thường là nhà cung cấp đã từng xuất khẩu thật. Ngược lại, câu trả lời kiểu “chúng tôi sẽ chuẩn bị sau” cho một giấy bắt buộc là dấu hiệu họ chưa từng làm và cũng chưa biết phải xin ở đâu. Vì vậy, danh sách chứng từ nên được dùng như một bộ lọc ngay từ vòng hỏi giá — nó cho biết đối tác có đủ năng lực xuất khẩu hay không, sớm hơn nhiều so với việc chờ tới lúc giao hàng.
Câu hỏi thường gặp
CFS có bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Tùy nhóm hàng và tùy thủ tục sử dụng CFS, nên đây là điểm phải hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận hồ sơ trước khi đặt hàng. Với hồ sơ công bố mỹ phẩm, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được nêu trong quy định về quản lý mỹ phẩm; với các nhóm hàng khác, hãy đối chiếu quy định chuyên ngành tương ứng thay vì suy từ trường hợp mỹ phẩm sang.
“Tự công bố” và “đăng ký bản công bố” khác nhau thế nào?
Tự công bố là doanh nghiệp tự lập hồ sơ, tự chịu trách nhiệm và được sản xuất kinh doanh ngay sau khi công bố; đăng ký bản công bố là nộp hồ sơ để cơ quan quản lý thẩm định và cấp giấy tiếp nhận trước khi được lưu thông. Nhóm sản phẩm nào thuộc loại nào được quy định cụ thể trong Nghị định 15/2018/NĐ-CP, và thực phẩm bảo vệ sức khỏe thuộc nhóm phải đăng ký.
Phiếu kiểm nghiệm do phòng thí nghiệm Hàn Quốc cấp có được chấp nhận không?
Được, nếu phòng thử nghiệm đó được công nhận phù hợp ISO 17025 và phiếu còn trong thời hạn 12 tháng, đủ chỉ tiêu theo quy chuẩn Việt Nam áp dụng cho sản phẩm. Vướng mắc thực tế thường không nằm ở quốc tịch phòng thử nghiệm mà nằm ở bộ chỉ tiêu: phiếu cấp theo chuẩn Hàn Quốc có thể thiếu vài chỉ tiêu mà quy định Việt Nam yêu cầu.
Mã HS ảnh hưởng thế nào tới việc phải nộp giấy nào?
Mã HS là thứ quyết định, không phải tên gọi thương mại của sản phẩm. Danh mục hàng phải nộp CFS, danh mục hàng phải kiểm tra chuyên ngành và biểu thuế đều tra theo mã HS, nên hai sản phẩm cùng dòng nhưng khác mã HS có thể có hai bộ hồ sơ khác hẳn nhau. Đây là lý do nên chốt mã HS trước khi hỏi nhà cung cấp về chứng từ.
Nhà cung cấp nói họ không có CFS thì nên xử lý thế nào?
Trước hết hãy xác định lại mặt hàng có thực sự thuộc danh mục phải nộp CFS hay không, vì khá nhiều trường hợp là yêu cầu thừa. Nếu đúng là bắt buộc, hãy đề nghị nhà cung cấp liên hệ cơ quan quản lý hoặc hiệp hội ngành hàng của họ để xin — thời gian xin thường tính bằng tuần, nên phải khởi động trước khi lên kế hoạch nhập, không phải khi hàng đã đóng container.
Mở ra cơ hội trở thành nhà phân phối hàng Hàn Quốc cùng Makenov
Kết nối với nhà cung cấp Hàn Quốc, tìm kiếm cơ hội phân phối, yêu cầu báo giá, nhận hàng mẫu và trao đổi điều kiện nhập hàng — tất cả trên một nền tảng, dù bạn ở bất cứ đâu.
Xem lịch gặp mặtĐủ 5 doanh nghiệp, nhà cung cấp sang tận nơi
Hãy đăng ký gặp nhà cung cấp bạn quan tâm. Khi đủ số lượng, đại diện nhà cung cấp sẽ sang Việt Nam gặp trực tiếp 1:1.
Xem lịch gặp mặt
